Cómo conectar software antiguo con apps modernas sin perder datos críticos

Para cualquier Director de TI, la imagen es familiar: un paisaje tecnológico fragmentado donde un robusto sistema ERP de la década pasada se niega a dialogar con la nueva y brillante plataforma de e-commerce o el CRM de última generación. La frustración es palpable. Los datos críticos para el negocio permanecen atrapados en sistemas heredados, creando una fricción operativa que se traduce en oportunidades perdidas, decisiones basadas en información incompleta y una creciente brecha entre los departamentos.

Las soluciones convencionales a menudo caen en dos categorías poco atractivas: la migración completa, un proyecto titánico, costoso y arriesgado; o la creación de parches y conectores ad-hoc, que rápidamente se convierten en una pesadilla de mantenimiento. Se habla mucho de APIs y middleware como soluciones mágicas, pero a menudo se pasa por alto el principio fundamental que debe guiar su implementación.

Pero, ¿y si el enfoque correcto no fuera «reemplazar» o «conectar a la fuerza», sino «orquestar»? Este artículo propone una perspectiva diferente, más arquitectónica. La clave no reside en forzar la comunicación entre sistemas dispares, sino en diseñar un ecosistema de datos fluido y desacoplado. Se trata de construir puentes inteligentes que permitan al software antiguo y a las aplicaciones modernas coexistir en armonía, funcionando como un organismo unificado en lugar de un ensamblaje mecánico. El objetivo final es la agilidad del negocio, no la perfección técnica.

A lo largo de las siguientes secciones, exploraremos las estrategias y los principios arquitectónicos para lograr esta interoperabilidad sin fisuras. Analizaremos desde las causas financieras de los silos de información hasta las soluciones técnicas para el desacoplamiento de servicios, ofreciendo una hoja de ruta para que los CIOs transformen la fragmentación en una ventaja competitiva.

¿Por qué mantener silos de información provoca una pérdida del 15% en ventas cruzadas?

Los silos de información no son simplemente un inconveniente técnico; son un freno directo al crecimiento del negocio. Cuando los datos de clientes, inventario y ventas están fragmentados en sistemas que no se comunican, la empresa opera con una visión parcial de la realidad. Imagine que su equipo de marketing lanza una campaña dirigida a clientes de alto valor, pero su base de datos no está sincronizada con el CRM de ventas. El resultado: mensajes irrelevantes, oportunidades de venta cruzada perdidas y una experiencia de cliente inconsistente que daña la lealtad. Esta desconexión tiene un impacto financiero tangible, a menudo estimado en una pérdida significativa de ingresos potenciales.

El problema central es la latencia y la inaccesibilidad de la información. En el entorno empresarial actual, las decisiones deben tomarse en minutos, no en días. Sin embargo, según una encuesta a líderes de marketing, solo entre el 25% y el 50% de los datos de una empresa están disponibles en tiempo real para la toma de decisiones. Esta falta de visibilidad impide una respuesta ágil a las dinámicas del mercado. Por ejemplo, sin una visión unificada del inventario entre el ERP y la plataforma de e-commerce, una empresa puede vender online productos que ya no tiene en stock, generando frustración en el cliente y costes operativos para gestionar la incidencia.

Un caso común es la duplicación de datos entre departamentos. El equipo de ventas y el de marketing a menudo mantienen bases de datos de clientes separadas. Cuando el CRM de ventas no se comunica con el sistema de automatización de marketing, se producen inconsistencias. Un cliente que ya ha comprado un producto puede seguir recibiendo ofertas para el mismo, o un prospecto cualificado por marketing puede no ser contactado a tiempo por ventas. Estos fallos de orquestación tecnológica no solo son ineficientes, sino que erosionan la confianza del cliente y limitan el potencial de ventas adicionales y cruzadas, que dependen de un conocimiento 360 grados del cliente.

En última instancia, romper los silos no es una cuestión de unificar bases de datos, sino de unificar la visión del negocio y permitir un flujo de valor sin interrupciones a través de toda la organización.

Cómo utilizar APIs para conectar su ERP de 2010 con el e-commerce actual sin brechas de seguridad

Conectar un sistema ERP monolítico, a menudo con más de una década de antigüedad, a una moderna plataforma de e-commerce parece una tarea hercúlea. La tentación de crear soluciones «a medida» o complejas extracciones de datos es alta, pero introduce fragilidad y riesgos de seguridad. La solución arquitectónica más elegante y robusta es el uso de una capa de APIs (Application Programming Interfaces). Una API actúa como un traductor y un guardia de seguridad, exponiendo solo los datos y funciones necesarios del sistema antiguo de una manera controlada y estandarizada, sin exponer su compleja y vulnerable estructura interna.

El concepto clave aquí es la «fachada». En lugar de permitir que la plataforma de e-commerce acceda directamente a la base de datos del ERP (una práctica de alto riesgo), se construye una API que actúa como una fachada moderna sobre el sistema legado. Esta API puede, por ejemplo, tener una función para «Consultar Stock de Producto» y otra para «Registrar Nuevo Pedido». La plataforma de e-commerce solo necesita saber cómo «hablar» con esta API a través de protocolos web estándar (como REST), sin tener que entender la lógica interna del ERP. Esto no solo simplifica la integración, sino que también crea una barrera de seguridad fundamental.

Para implementar esta estrategia de forma segura, es crucial seguir un proceso metodológico. La seguridad no puede ser una ocurrencia tardía. Aquí hay algunos pasos esenciales:

• Seleccionar la API adecuada: Asegurarse de que cumple con las necesidades específicas del proyecto (lectura, escritura, etc.).
• Obtener credenciales de acceso: Registrarse en la plataforma de gestión de APIs y obtener las claves.
• Revisar la documentación: Entender cómo realizar solicitudes HTTP seguras y manejar los códigos de estado.
• Implementar métodos HTTP: Utilizar verbos como GET, POST, PUT, DELETE para interactuar de forma predecible con los recursos.
• Configurar autenticación y autorización: Implementar estándares robustos como OAuth 2.0 y tokens de acceso para garantizar que solo las aplicaciones autorizadas puedan realizar solicitudes.

Esta arquitectura de fachada API permite modernizar la interacción con los sistemas legados sin necesidad de modificarlos extensivamente, minimizando el riesgo y el coste.

Como se visualiza, la API actúa como un intermediario inteligente, desacoplando el sistema de e-commerce del núcleo del ERP. Esto permite que cada sistema evolucione de forma independiente. Si en el futuro se cambia la plataforma de e-commerce, solo será necesario que la nueva plataforma se conecte a la misma API, sin afectar al ERP. De igual modo, si el ERP se actualiza o reemplaza, la API puede ser rediseñada para apuntar al nuevo sistema, siendo transparente para las aplicaciones cliente.

Así, la API se convierte en el pilar de la armonía arquitectónica, permitiendo que lo antiguo y lo nuevo no solo coexistan, sino que colaboren de manera eficiente y segura.

Suite «Todo en Uno» o «Best of Breed»: ¿qué arquitectura software favorece la agilidad en 2024?

Una de las decisiones arquitectónicas más estratégicas que enfrenta un CIO es si optar por una suite de software «Todo en Uno» (como un gran ERP que cubre todas las funciones) o una estrategia «Best of Breed», que consiste en seleccionar la mejor aplicación del mercado para cada función específica (un CRM, un software de RRHH, una plataforma de e-commerce, etc.). Durante años, la suite integrada prometía simplicidad y una integración nativa sin fisuras. Sin embargo, en 2024, la agilidad del negocio a menudo exige una flexibilidad que las suites monolíticas no pueden ofrecer.

El enfoque «Best of Breed» permite a cada departamento utilizar la herramienta más innovadora y adaptada a sus necesidades, fomentando la eficiencia y la satisfacción del usuario. El desafío, por supuesto, es la integración. Sin una estrategia de orquestación tecnológica bien definida, este enfoque puede degenerar en un conjunto de silos de datos aún más complejo. Aquí es donde la arquitectura basada en APIs, discutida anteriormente, se vuelve no solo útil, sino absolutamente esencial. Una arquitectura «Best of Breed» moderna no es un conjunto de aplicaciones aisladas, sino un ecosistema de servicios conectados a través de una capa de integración inteligente.

La siguiente tabla resume las diferencias fundamentales entre ambos enfoques, una comparación vital para cualquier decisión de arquitectura de software empresarial, tal como lo destaca una guía esencial de ERP de SAP.

Comparación entre arquitecturas de software empresarial

Característica	Suite Todo en Uno	Best of Breed
Integración	Nativa entre módulos	Requiere APIs y conectores
Personalización	Limitada al framework	Alta flexibilidad por aplicación
Coste inicial	Alto (licencia única)	Variable (múltiples licencias)
Mantenimiento	Un único proveedor	Múltiples proveedores
Time to market	Rápido para funciones estándar	Variable según integración

La tendencia actual se inclina hacia un modelo híbrido: mantener un sistema central robusto (a menudo un ERP legado) para las operaciones críticas y rodearlo de aplicaciones «Best of Breed» ágiles para las funciones de cara al cliente o de alta innovación. Como bien señala SAP España en su guía, la fortaleza de un sistema moderno reside en su capacidad de conexión.

Los sistemas de ERP modernos deben conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones y fuentes de datos, incluyendo software para CRM y HCM, plataformas de e-commerce, e incluso otros sistemas de ERP.

– SAP España, Guía esencial de ERP

Por lo tanto, la pregunta para 2024 no es tanto «Todo en Uno» vs «Best of Breed», sino «¿Cuán sólida y flexible es mi estrategia de integración para soportar la mejor arquitectura para mi negocio?». La agilidad ya no reside en la aplicación, sino en las conexiones entre ellas.

El error de sincronización que duplica registros y confunde a contabilidad

Uno de los síntomas más dolorosos y costosos de una mala integración entre sistemas es la duplicación de registros. Ocurre silenciosamente, pero sus efectos son devastadores. Un cliente se registra en la tienda online (creando un registro en el sistema de e-commerce) y luego realiza una llamada al servicio de atención al cliente, donde un agente, al no encontrarlo en el CRM, crea un nuevo registro. Ahora, la empresa tiene dos perfiles para la misma persona, cada uno con una parte de su historial. Este es el clásico error de sincronización, una pesadilla para la analítica, el marketing y, sobre todo, para el departamento de contabilidad.

Cuando los registros de clientes, productos o pedidos se duplican, la integridad de los datos se desmorona. El equipo de contabilidad se encuentra con facturas que no coinciden con los pedidos, o con múltiples códigos de cliente para una misma entidad, lo que complica la conciliación y la generación de informes financieros fiables. Este problema se agrava porque, a menudo, la información en cada registro duplicado es solo parcialmente completa. Como señalan los expertos, esta práctica de duplicar datos, aunque a veces intencionada para completar información faltante, reduce drásticamente la calidad general de los datos y la confianza en los sistemas.

La solución arquitectónica a este problema es establecer una «fuente única de la verdad» (Single Source of Truth) para cada entidad de datos clave, gestionada a través de un identificador maestro. En lugar de que cada sistema cree su propio ID de cliente, debe existir un servicio central o una lógica de integración que asigne un identificador único y lo propague a todos los demás sistemas. Al crear un nuevo cliente, el sistema de e-commerce primero consultaría a este servicio maestro. Si el cliente ya existe, se actualiza el registro existente; si no, se crea uno nuevo y el ID maestro se comparte con el CRM y el ERP.

Este modelo de identificador único, como se visualiza en la imagen, transforma el caos de registros duplicados en un flujo de datos ordenado y coherente. Implementar un sistema de identificación maestra requiere una planificación cuidadosa y una gobernanza de datos estricta, pero el retorno de la inversión es inmenso: informes financieros precisos, una visión 360º del cliente y una base sólida para la inteligencia de negocio.

Al final, la prevención de duplicados no es una tarea de limpieza de datos, sino un imperativo de diseño arquitectónico para mantener la integridad y el valor del activo más importante de la empresa: su información.

Problemas de compatibilidad: soluciones rápidas para cuando Excel no exporta a su nuevo sistema

A pesar de la proliferación de software avanzado, una realidad ineludible en casi todas las empresas es la persistencia de Microsoft Excel (o Google Sheets) como herramienta crítica para análisis, informes y manipulación de datos. El problema surge en el «último kilómetro»: cuando un usuario intenta importar un archivo CSV o Excel a un nuevo sistema (un CRM, un ERP en la nube) y se encuentra con un muro de errores de compatibilidad. Formatos de fecha incorrectos, codificación de caracteres extraños, campos desalineados… son problemas cotidianos que generan una enorme pérdida de tiempo y frustración.

Estos problemas de compatibilidad, aunque aparentemente menores, son síntomas de una falta de gobernanza de datos en los puntos de intercambio. Depender de la entrada manual para corregir estos errores es ineficiente y propenso a fallos. Afortunadamente, existen soluciones rápidas y pragmáticas que no requieren una reingeniería completa del sistema. Se trata de establecer «puestos de control de calidad» en el flujo de datos. Por ejemplo, en lugar de permitir que los usuarios suban archivos directamente, se puede crear una plantilla validada en Google Sheets con formatos y listas desplegables predefinidos, reduciendo drásticamente los errores de entrada.

El uso de herramientas modernas de preparación de datos, a menudo de bajo coste, es otra estrategia eficaz. De hecho, estudios del sector muestran que un 95% de las empresas aprovecha ya herramientas low-code para la modernización de aplicaciones y flujos de trabajo, incluyendo la manipulación de datos. Aquí hay algunas tácticas concretas para resolver estas incompatibilidades:

• Utilizar Power Query, integrado en Excel, para crear flujos de limpieza y transformación de datos que se pueden reutilizar.
• Establecer formatos de exportación estándar (como CSV con codificación UTF-8 y separadores definidos) para todos los sistemas.
• Implementar un proceso de verificación manual cruzada con personal designado antes de cualquier carga masiva de datos.
• Programar bots de RPA (Robotic Process Automation) de bajo coste para simular la entrada manual de datos desde una hoja de cálculo a la interfaz del nuevo sistema, aprovechando las validaciones de la propia aplicación.

En lugar de luchar contra el uso de Excel, una estrategia más inteligente es guiar y validar su uso, creando un camino pavimentado para que los datos fluyan correctamente hacia donde se necesitan, garantizando la compatibilidad sin sacrificar la agilidad del usuario.

Cómo desacoplar servicios críticos sin detener la operación del negocio

Uno de los mayores temores al modernizar un sistema monolítico legado es el riesgo de interrumpir las operaciones del negocio. ¿Cómo se puede reemplazar el motor de un avión en pleno vuelo? La respuesta de la arquitectura de software moderna es: no se reemplaza, se construye uno nuevo al lado y se desvía el flujo gradualmente. Este es el principio del desacoplamiento estratégico, una técnica que permite evolucionar sistemas críticos sin un «big bang» que paralice la empresa.

La estrategia más conocida para lograr esto es el patrón Strangler Fig (Higuera Estranguladora). El nombre proviene de una analogía con la naturaleza: una nueva higuera crece sobre un árbol viejo, usando su estructura para sostenerse, hasta que finalmente el árbol viejo muere y la higuera se mantiene por sí misma. En términos de software, esto significa construir nuevos servicios (microservicios) alrededor del sistema legado. Inicialmente, las llamadas al sistema antiguo se interceptan. Algunas se desvían al nuevo servicio, mientras que el resto sigue yendo al monolito. Con el tiempo, se construyen más servicios nuevos y se desvían más funcionalidades, hasta que el sistema legado original ya no recibe ninguna llamada y puede ser retirado de forma segura.

Este enfoque basado en microservicios tiene enormes ventajas. Como detalla el siguiente caso, permite realizar actualizaciones de forma aislada, garantizando la continuidad del negocio.

Para gestionar esta transición, a menudo se implementa una capa anti-corrupción (Anti-Corruption Layer). Esta capa es un componente de software que actúa como un traductor entre el modelo de datos del sistema nuevo y el del sistema antiguo, evitando que la lógica «corrupta» o anticuada del legado se filtre en las nuevas aplicaciones.

La arquitecta en la imagen simboliza el rol del CIO en este proceso: no es un trabajo de programación, sino de orquestación, de dirigir el flujo de datos entre lo antiguo y lo nuevo con precisión y control. El desacoplamiento no es solo una técnica, es una filosofía que prioriza la agilidad y la reducción de riesgos sobre la sustitución radical.

Al adoptar este enfoque evolutivo, la modernización deja de ser un proyecto de alto riesgo para convertirse en un proceso continuo de mejora que impulsa la adaptabilidad y la resiliencia de la empresa.

SharePoint o Google Workspace: cómo evitar el caos de «dónde está la última versión»

La fragmentación tecnológica no solo ocurre a nivel de grandes sistemas como ERPs o CRMs; se manifiesta a diario en el caos de la gestión documental. Un equipo utiliza Google Workspace para colaborar en borradores, mientras que otro almacena las versiones finales en SharePoint. El resultado es la pregunta que atormenta a todas las organizaciones: «¿Dónde está la última versión?». Esta confusión no solo genera ineficiencias y retrabajo, sino que también introduce riesgos legales y de cumplimiento si se toman decisiones basadas en documentos obsoletos.

El problema no es la elección de la herramienta en sí. Tanto SharePoint como Google Workspace son plataformas potentes. El problema es la falta de una estrategia de gobernanza documental unificada. La solución no es forzar a toda la empresa a usar una única plataforma (lo que podría sofocar la productividad de ciertos equipos), sino establecer reglas claras y puentes tecnológicos entre ellas. Un estudio reciente destaca la magnitud del problema, revelando que para un 21% de las empresas indica que los silos organizacionales son el principal inhibidor para acceder a los datos y documentos correctos.

Para construir un ecosistema documental armónico, es necesario definir una política clara que todos entiendan y puedan seguir. Esta estrategia debe ir más allá de un simple manual y debe estar respaldada por herramientas y roles definidos. La clave es pasar de una gestión de documentos reactiva a una orquestación proactiva de la información.

Al final, la solución al caos documental no es tecnológica, sino estratégica. Se trata de crear un lenguaje común y un conjunto de reglas que permitan que las mejores herramientas colaboren eficazmente, en lugar de competir entre sí.

Cómo lograr que los empleados realmente usen el nuevo software de gestión

La fase final y a menudo más subestimada de cualquier proyecto de integración o implementación de software es la adopción por parte de los usuarios. Se puede diseñar la arquitectura más brillante y conectar todos los sistemas a la perfección, pero si los empleados no utilizan el nuevo software, o lo hacen a regañadientes, toda la inversión ha sido en vano. El éxito de la interoperabilidad no se mide en la cantidad de APIs desplegadas, sino en la fluidez del flujo de valor humano que habilita. La tecnología es solo el vehículo; los empleados son los conductores.

El error más común es asumir que la formación es suficiente. Un par de sesiones de capacitación y un manual no cambiarán hábitos de trabajo arraigados durante años. La verdadera adopción es un problema de gestión del cambio que requiere empatía, incentivos y una demostración clara del «qué hay para mí». Los empleados adoptarán una nueva herramienta solo si perciben que les ahorra tiempo, reduce su frustración o les permite hacer su trabajo mejor. La integración entre sistemas debe traducirse en beneficios tangibles para ellos, como no tener que introducir el mismo dato en tres sitios diferentes.

Para medir la adopción real, es necesario ir más allá de métricas superficiales como el número de inicios de sesión. El verdadero indicador de éxito es el impacto en la operativa del negocio. En lugar de preguntar «¿cuánta gente ha entrado hoy?», las preguntas deberían ser «¿ha disminuido el tiempo para cerrar una venta?» o «¿se ha reducido el número de errores en la facturación?». Las métricas deben centrarse en los resultados, no en el uso.

• Informes generados: Medir la cantidad de informes que se crean y consultan en el nuevo sistema en lugar de solo los logins.
• Tickets resueltos: Evaluar el número de casos de cliente resueltos utilizando la nueva plataforma como un indicador de uso real y efectivo.
• Tiempo de búsqueda reducido: Monitorear la disminución en el tiempo que los empleados dedican a buscar información como una medida de eficiencia ganada.
• Tareas duplicadas eliminadas: Analizar la disminución de tareas redundantes entre departamentos como un KPI clave de la integración exitosa.

Para asegurar el éxito, la implementación tecnológica debe ir de la mano de una estrategia de adopción centrada en el usuario, transformando la resistencia en defensa activa. Evalúe ahora cómo su arquitectura actual está impactando la productividad de sus equipos y diseñe un plan de orquestación que ponga tanto a la tecnología como a las personas en el centro de su estrategia.